出来る新入社員への道

“出来る新入社員への道”31「文章力をつける 一文一意の原則」

新入社員研修を通して私たちが新人の方々へ習慣化していただいている

ことを「出来る新入社員への道」としてシリーズでお届しています。

 

今回は、その第31弾「文章力をつける 一文一意の原則」と題して

書いてみます。

 

一つの分に沢山の内容を詰め込み過ぎると、読み手に書き手の意図が

届きにくくなります。文章を書く際は、「一文一意」の原則を意識すると

よいでしょう。一文一意を意識することで以下のことがらを未然に防ぐ

ことができます。

 

一文一意により未然に防ぐことができること

1.文の前半と後半で内容が矛盾することを防ぐ

2.主語と述語が対応しない「ねじれ文」を防ぐ

3.読み手の誤読を防ぐ

 

 文章を書く時の基本は、「相手意識」。読み手が読みやすいように

意識しレベルアップをはかりましょう。

 

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“出来る新入社員への道”30「文章力をつける 重ね言葉を避ける」

新入社員研修を通して私たちが新人の方々へ習慣化していただいている

ことを「出来る新入社員への道」としてシリーズでお届しています。

 

今回は、その第30弾「文章力をつける 重ね言葉を避ける」と題して

書いてみます。

 

同じ意味の言葉を重ねる重言(じゅうげん)は、せっかく書いた文章を

稚拙にしてしまいます。また、知識不足を露呈することにもなるので注意

が必要です。誤って使ってしまいそうな重言の例を以下に示します。

 

・炎天(重言)炎天下

悔する(重言)後悔する

かねてから案である(重言)懸案である

価格下げする(重言)価格を下げる

連日、暑いく(重言)暑い日が続く

部署ごとで(重言)各部署で

・○○だけ限定する(重言)○○に限定する

 

重言を避けるためには、言葉の意味を正しく知り、言葉に関するセンスを

磨いていく必要があります。

 

トレーニングしより良い文章を書けるよう努力していきましょう。

 

 

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“出来る新入社員への道”29「文章力をつける 書く前に徹底的に考える」

新入社員研修を通して私たちが新人の方々へ習慣化していただいている

ことを「出来る新入社員への道」としてシリーズでお届しています。

 

今回は、その第29弾「文章力をつける 書く前に徹底的に考える」

題して書いてみます。

 

文章を考えながら書く人が少なくないようです。

 

文章を書く基本は、書き出す前にアイデアをひろげ最大化させて徹底的

に考えることです。下の表のように考えることは最大化させ、書くことは

絞り込みながら最小化し内容を濃くするとよいでしょう。

 

 

考える(最大化する)

       

書く(最小化する)

 

考える時間を多く配分することにより書く作業時間を最小化出来る

メリットもあります。

 

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“出来る新入社員への道”28「文章力をつける 文章作成の技法」

新入社員研修を通して私たちが新人の方々へ習慣化していただいていることを「出来る新入社員への道」としてシリーズでお届しています。今回は、その第28弾「文章力をつける 文章作成の技法」と題して書いてみます。

■肯定表現
 例えば、「我が強い人」は「自分の意見を持っている人」と言い換える事ができます。また「優柔不断な人」は「慎重な人」と言い換える事もできるでしょう。読み手を意識し、不快な表現はできるだけ避けましょう。

■説得技法
 文章を書くという事は、相手を説得する事と同じです。相手と交渉するつもりで主張を展開する必要があります。

  • 功利的説得:相手が得をする行動を勧める
  • 規律的説得:相手のモラルに訴える
  • 情緒的説得:相手の感情にアピールする

■接続語は適度に
 さて・そして・そこで・また・しかし このような接続語は、使いすぎると文章の流れが途切れてしまいます。使い方に迷った場合は、おもいきって削除してみることも有効です。

■ひらがな、カタカナ、漢字の変換、句読点の挿入
 漢字をあえて平仮名にする事も、読みやすい文章を書く上で有効な場合もあります。全体の雰囲気を考えて、平仮名を片仮名にしてみるのもいいでしょう。読点(、)は読む際の息継ぎとなるポイントに入れます。読み返した際に、区切りをつけたいところに読点を挿入すれば、読み手が読みやすくなります。また、句点(。)で短く区切ると、テンポのよい文章になる効果もあります。

 文章を書く時の基本は、「相手に分かるように書く」ことです。相手に伝わり易くするために様々な技法を憶えて効果的に使ってみましょう。

 

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“出来る新入社員への道”27「文章力をつける 簡潔・明快・効果的に」

新入社員研修を通して私たちが新人の方々へ習慣化していただいていることを「出来る新入社員への道」としてシリーズでお届しています。今回は、その第27弾「文章力をつける 簡潔・明快・効果的に」と題して書いてみます。

文章を書く際、留意すると読み手に効果的に伝わる分かり易い表現が可能となります。ポイントを確認し文章作成時に活かしていきましょう。

■文章の始まりは短く簡潔に!
 最初の一文は短いほうがいいでしょう。インパクトがあり、主題が明確になる効果があります。

■言葉を削ぎ明快に!分かり易いように順序を入れ替える!
 文章を書いた後、確認する時は、言葉を継ぎ足すのではなく、削ぎ落とす事を意識すると良いでしょう。簡潔な文章のほうが読みやすくなります。

 同時に主語、目的語、述語の順序も適切に配置し直すと良いでしょう。文章の流れを考慮しながら、適切な言葉の順序を見つけるよう工夫しましょう。

■同意語の工夫!
 
同じ単語を繰り返すと単調な文章になってしまいます。同じ意味でも様々な言い方を考え織り交ぜることで、繰り返しを避けることが出来ます。そのために語彙をふやしましょう。(思い浮かばない時は、類語辞典を利用)

■サンドウィッチ法(プラス表現でマイナス表現を挿み込む効果的な表現!)
 ある事柄にマイナス面とプラス面があるとすると、その事柄を紹介する際、最後にマイナス面を書くと、読み手にはネガティブな印象が残ります。しかし、マイナス面から書き始めても印象が良くないでしょう。効果的な手法としてとしてプラスで書き始め、マイナスを挿入し、最後にプラスで締めるサンドウィッチ法を用いることをお薦めします。

 

 

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“出来る新入社員への道”26「文章力をつける 文体を整える」

新入社員研修を通して私たちが新人の方々へ習慣化していただいていることを「出来る新入社員への道」としてシリーズでお届しています。今回は、その第26弾「文章力をつける 文体を整える」と題して書いてみます。

 文章を書く際の大切な心構えは「相手意識を持つ」こと。読む相手がわかり易いように文体を整えましょう。文章の書き方には、大きく分けて以下の2つのスタイルがありますので、読み手に合わせ適した文体を選択してきましょう。

■文体を整える(常体と敬体)■

常体・・・・「だ・である」調の文章

敬体・・・・「です・ます」調の文章

それぞれのメリットとデメリット

常体は、自分の意思を力強く伝える事ができますが、我の強い文章になります。敬体は、優しい印象で共感を得やすいが、まわりくどい文章になる恐れもあります。

また、それぞれのメリットを活かし常体と敬体を織り交ぜて書く手法もありますので、文章を読む方に分かり易く伝わるように留意し文体を整えましょう。

 

 

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“出来る新入社員への道”25「留意したいポストの呼び方」

新入社員研修を通して私たちが新人の方々へ習慣化していただいていることを「出来る新入社員への道」としてシリーズでお届しています。今回は、その第25弾「留意したいポストの呼び方」と題して書いてみます。

これまでフラットな人間関係の中で生活してきた新入社員は、会社での上下関係や役職による組織上での役割など理解できていないことが多いものです。組織図などで確認し社内の役職者へポストの呼び間違えなど無いように留意しましょう。また、社外の方に対しては、ポスト名を間違えると大変失礼になるので特に留意する必要があります。

時折「社長様」などの表現を耳にしますが、役職そのものが敬称にあたるため役職に「様」を付加する必要はないことも覚えておきましょう。また、社外の方に対しては、社内の人間は呼び捨てにすることにも留意し、「田中部長」と呼ばず「部長の田中」と表現しましょう。

 

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“出来る新入社員への道”24「一歩先行く コピースキル」

新入社員研修を通して私たちが新人の方々へ習慣化していただいていることを「出来る新入社員への道」としてシリーズでお届しています。今回は、その第24弾「一歩先行く コピースキル」と題して書いてみます。

書類のコピーは、単純ですが大変責任の大きい仕事です。プレゼンテーションや交渉、会議などで使用する資料は、大変大切な物。一つのコピーミスが大きな問題まで発展してしまう恐れがあるため、ただコピーするのではなく目的や使用用途を意識した「一歩先行くコピースキル」を身につけましょう。

■一歩先行く コピースキル■

●使用目的・数量・要旨サイズなど確認

●コピー機の調整
 原稿に汚れが無いか?コピー機の複写面に汚れが無いか?用紙サイズ・用紙の向き、
 印刷枚数、倍率、濃度、両面印刷か否か?など確認し実行する。

●コピー後確認
  白紙の混入が無いか?ズレ、サイズ違いが無いか?写真画像や小さな文字はつぶれ
 ず鮮明か?など確認する。

●コピーの閉じ方確認
 文章縦書き→右上閉じ
 文章横書き→左上閉じ
 きっちり揃えて使用しやすいよう美しく整えます。

●ミスコピーの処理
 基本的にミスが発生しないよう十分留意して行いますが、万一ミスコピーが出た場
 合、重要書類でなければ裏紙として再利用。重要書類の場合、機密保持の観点からシ
 ュレッダー処理します。

●コピー終了後
 次に使用する人のためにコピーのガラス面を綺麗にします。また、資料の置き忘れ
 がないかチェックし入力情報をリセットします。また、用紙切れやトナー切れ
 がないか残量を確認し必要であれば補充します。
    

上司や先輩から「コピーをお願いします。」と依頼されたら気持ちよく返事をし、精度の高いコピーとりを実行しましょう。

 

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“出来る新入社員への道”23「ビジネス会話の基本 10カ条」

新入社員研修を通して私たちが新人の方々へ習慣化していただいていることを「出来る新入社員への道」としてシリーズでお届しています。今回は、その第23弾「ビジネス会話の基本 10カ条」と題して書いてみます。

ビジネス会話の際の必須事項をまとめてみました。 

ビジネス会話の基本 10カ条

1.「話す」よりも「聴く」に重点をおく

2.丁寧な言葉遣いで話す

3.事前準備を入念にしておく

4.時折質問を交えて聴く

5.相手の話の腰を折らない。いきなり否定しない。

6.相槌をうちながら聴く

7.分かり易く話す

8.復唱しながら傾聴する

9.基本笑顔

10.アイコンタクトを意識する

相手と気持ちよく対話出来る空気感をつくり積極的に情報を交換するために上記10のポイントをおさえて会話するよう心がけましょう。

 

 

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“出来る新入社員への道”22「質問力を高める 良い質問の仕方」

新入社員研修を通して私たちが新人の方々へ習慣化していただいていることを「出来る新入社員への道」としてシリーズでお届しています。今回は、その第22弾「質問力を高める 良い質問の仕方」と題して書いてみます。

分からないことをそのままにしないために質問をし知識を高めていく必要があります。質問をした相手が教えてあげたいと思うような質の高い質問をする力を身につけるためのポイントをまとめてみました。

質問力チェックリスト

□ 質問の前に自分でも調べている

□ 質問する項目、要点をまとめている

□ 質問の前に「ただ今よろしいでしょうか?」と訪ねている

□ 訊くべき相手に質問している

□ 調べればわかることを質問していない

□ 自分の考えがあれば「○○でよろしいですか」などと考えを伝えている

□ 質問の後で必ず答えてくれたことにお礼を伝えている

□ 教えてもらったことはメモをとり、同じことを2度訊かないようにしている

□ 質問した後、どの様に行動したのか、役だったのか報告している

質問をした相手が、教えてあげて良かったと思うような気持ち良い質問の仕方を身につけることにより、知識や技術の習得ができるだけでなく相手からの信頼も高まってきます。

 

 

 

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