出来る新入社員への道

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出来る新入社員への道⑮「報告書作成の留意点」

新入社員研修を通して私たちが新人の方々へ習慣化していただいていることを「出来る新入社員への道」としてシリーズでお届しています。今回は、その第15弾「報告書作成の留意点」と題して書いてみます。

報告する際、分かり易い報告書を添付すると、受け取る方(上司)にとって正確かつ詳細に報告を受けることができます。報告書の書き方についても型があり、まずは、基本の型を抑えることで迅速かつ正確に報告書を作成することができるようになります。

留意点 “正確性”のためのチェックポイント

□事実を記す。事実と所感を明確に分けているか?
□内容に欠落がないか?
□数字(金額・日時・時期・数量など)は正確か?
□固有名詞(組織名・氏名・役職名・場所名・商品名など)は正確か?
□単位(通貨・重さ・長さなど)は正確か?

留意点 “分かり易さ”のためのチェックポイント

□標題・内容要旨・詳細内容と分かり易い構成であるか?
□忙しい相手が読みたくなる「見栄え」か?
  ・標題、見出しを見ると概要が理解できる構成か?
  ・文章のまとまりごとに、適度な余白があるか?
  ・文の長さや、文頭がきちんと揃っているか?
□読みやすい文章か?
  ・「ですます調」と「である調」の混同がないか?
  ・助詞(「が」「は」「を」など)の重複はないか?
  ・句読点(句点「。」読点「、」)の打ち方は適切か?

 

仕事の基本は、相手に対する思いやり。報告書も読む人が分かりやすいように作成することが重要です。

 

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