只松崇の人財イキイキコラム

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効果的な時間活用術~シンプル・タイムマネージメント~

 

私たちに等しく与えられた宝もの、

 

それは時間です。

 

 

良い仕事を行い、豊かな人生を過ごすために

 

宝ものである時間をどのように活かすのか?

 

私たちにとって重要なテーマです。

 

 

今回は、仕事をテキパキと完了させ成果を上げる

 

ビジネスパーソンの多くが行っている時間活用術

 

シンプル・タイムマネージメントについてご紹介しましょう。

 

 

どんなに能力が高い人でも頭の中が整理整頓されず

 

混乱してしまうと仕事の成果は得られず、

 

残念ですが、本人の満足度も低くなってしまいます。

 

 

頭の中をクリアーにし、整理整頓して全力で仕事に向かうためには

 

行うべきことを明確に具体化し、計画を顕在化させることが重要です。

 

 

シンプル・タイムマネージメントの方法は、名前のとおりとてもシンプル

 

次の簡単な段取りで行うだけですが大きな効果をもたらしてくれます。

 

 

●シンプル・タイムマネージメント手順

1.次の日の仕事を全て書き出す

2.仕事に順番をつける

3.予定時間を割り振りする

4.終了したら【完了】と書いて項目を線で消し込む

5.残った仕事は翌日のリストへ

 

順をおって各手順について解説していきましょう

 

 

1.次の日の仕事を全て書き出す

まず、明日やるべきことを漏れなくリスト化しましょう。

 

・ルーティーンの仕事(日常業務)

 

・明日のみで終了させる仕事

 

・何日間かかけて完了させる仕事

 

・中長期で取り組む仕事

 

など、思いつくままリストアップしましょう

 

 

全て書き終わったら深呼吸して、もう一度ながめ

 

抜けや漏れがないか最終確認します。

 

 

2.仕事に順番をつける

順番の付け方は【重要度】と【緊急度】の観点で

 

行ってください。

 

この時に、締切や納期が迫る【緊急度】が高い仕事は

 

見過ごすことが少ないのですが、中長期で取り組むような

 

【重要度】が高い仕事が後回しにならないよう留意しましょう。

 

 

3.予定時間を割り振りする

時間を割り振るコツは、1時間区切りなど

 

大きく振り分けるのではなく5分~15分刻みなど

 

短い時間で計画することをお勧めします。

 

また、突然の来訪や差し込みの緊急業務などを見越し

 

1日8時間勤務ならばその時間から緊急対応時間を予測し

 

差し引いた時間で計画を立てましょう。

 

 

緊急対応が無い場合は中長期的に取り組んでいる

 

【重要度】が高い業務などに時間を割くことができたり

 

ルーティーン業務を前倒しで行うことで、翌日以降の業務に

 

余裕を持たせることが出来ます

 

 

手順1~3が終わったら、仕事のことは忘れ

 

プライベートの時間を充実させ入浴や良質な睡眠を

 

とるなど健康な時を過ごしましょう。

 

 

オンとオフの切り替えにより

 

翌日も充実した仕事が可能となります。

 

 

4.終了したら【完了】と書いて項目を線で消し込む

【完了】

 

達成感があり気持ちがよい言葉ですね。

 

業務が終了したら、その都度業務項目を線で消して

 

その横に【完了】の文字を書きましょう。

 

 

充実感が得られ、次なるエネルギーが沸いてきます

 

 

また、時間効率を上げるため予定した時間よりも

 

短く終われるようゲーム感覚でトライしてみましょう

 

 

5.残った仕事は翌日のリストへ

仕事を翌日に持ち越さないことが基本ですが、緊急対応などが

 

ある場合、予定通りに仕事が進まないこともあります。

 

そんな時は翌日のリストに組み込み

 

再チャレンジとしましょう

 

 

このシンプル・タイムマネージメントは

 

1日の業務だけでなく、週次、月次、四半期、年次など

 

様々な時間軸の中で同様に活用できます。

 

 

非常にシンプルですが、効果的効率的に仕事をすすめて

 

成果を生み出し充実したプライベートを過ごしている

 

ビジネスパーソンはこの手法を活用し、高いレベルで

 

体質化していると言えます。

 

タイムマネージメントが上手くいかないなぁと思ったら、

 

このシンプル・タイムマネージメントを活用してみてください。